Schulportal oder eigene Schul-App: was wofür taugt

Viele Schulen haben inzwischen Zugang zu einem Schulportal, das ihr Land bereitstellt. Gleichzeitig fragen Eltern, Lehrkräfte und Fördervereine nach einer „richtigen App“ für den Kontakt mit der Schule. Die Schulleitung steht dann vor der Frage, ob das eine das andere überflüssig macht. Die kurze Antwort: selten. Die längere hängt davon ab, was das Portal im eigenen Land tatsächlich kann und welche Aufgaben an der Schule offen bleiben.

Was mit „Schulportal“ gemeint ist

Der Begriff ist nicht geschützt und wird unterschiedlich verwendet. Gemeint sein kann:

• eine Lernplattform des Landes, auf der Lehrkräfte Material bereitstellen und Aufgaben verteilen,
• ein Zugang zu Landesdiensten mit einer zentralen Anmeldung, über die Lehrkräfte und Schülerinnen und Schüler mehrere Anwendungen erreichen,
• ein Verwaltungsportal für Schulstatistik, Stundenpläne oder Zeugnisse,
• ein Kommunikationsdienst des Landes, etwa ein Messenger oder dienstliche E-Mail für Lehrkräfte,
• oder ein von der Schule selbst eingerichtetes Portal auf der eigenen Website.

Schulrecht ist Ländersache, und so unterscheiden sich auch die Angebote. In einigen Ländern sind mehrere dieser Bausteine unter einem Namen zusammengefasst, in anderen gibt es einzelne Dienste nebeneinander, und nicht jeder Baustein steht jeder Schulart offen. Welche Funktionen das eigene Landesangebot hat, steht in den Informationen des zuständigen Kultusministeriums oder der Landesmedienzentrale, und es ändert sich mit den Jahren. Dieser Beitrag beschreibt deshalb kein bestimmtes Portal, sondern die Fragen, die sich bei jedem stellen.

Was Landesportale in der Regel gut können

Ein Angebot des Landes hat Vorteile, die eine einzelne Schule schwer erreicht:

• Datenschutz ist vorgeklärt. Das Land hat den Dienst geprüft, Verträge geschlossen und Rahmenbedingungen festgelegt. Für die Schule bleibt meist weniger zu tun, als wenn sie selbst einen Anbieter auswählt.
• Anbindung an die Schulverwaltung. Wo das Portal mit den Verwaltungsdaten des Landes verknüpft ist, müssen Klassen und Konten nicht von Hand gepflegt werden.
• Ein Konto für viele Dienste. Lehrkräfte melden sich einmal an und erreichen Lernplattform, Dateiablage und Kommunikation.
• Keine eigenen Kosten. Für die Schule fallen oft keine Lizenzkosten an.

Für den Unterricht, die Zusammenarbeit im Kollegium und den Austausch mit Schülerinnen und Schülern sind Landesplattformen deshalb häufig die erste Wahl, und das zu Recht.

Wo Lücken bleiben können

Landesportale sind meist aus Sicht von Unterricht und Verwaltung gebaut. Eltern kommen darin vor, aber nicht immer als vollwertige Nutzergruppe. Die folgenden Punkte sind keine Kritik an einem bestimmten Angebot, sondern die Stellen, an denen Schulen im Alltag am häufigsten nachfragen. Prüfen Sie sie für Ihr Land einzeln.

Elternzugang. Haben Eltern überhaupt ein eigenes Konto? Wenn ja: Wie kommen sie dazu, und wer verwaltet es? Ein Elternzugang, der nur über das Konto des Kindes funktioniert, reicht für Einwilligungen nicht aus.

Einwilligungen mit Nachweis. Fotoerlaubnis, Schwimmunterricht, Ausflüge: Die Schule braucht nicht nur eine Antwort, sondern einen Nachweis, wer wann zugestimmt hat, und muss einen Widerruf festhalten können (Art. 7 DSGVO). Ein Dateiablage- oder Nachrichtendienst bildet das meist nicht ab.

Rücklauf und Erinnerungen. Wer hat den Elternbrief gelesen, wer hat noch nicht geantwortet? Ohne Übersicht beginnt das Nachfragen von vorn.

Sprache. Elternbriefe erreichen Familien nur, wenn sie verstanden werden. Ob ein Portal Nachrichten in mehreren Sprachen anzeigt, ist eine Frage, die sich für viele Schulen früh stellt.

Mehrere Kinder, mehrere Schulen. Eltern mit Kindern an unterschiedlichen Schulen, womöglich in unterschiedlichen Schularten, brauchen bei getrennten Zugängen mehrere Anmeldungen.

Elternvertretung. Klassenelternvertretungen brauchen eine Liste der Eltern, die einer Weitergabe zugestimmt haben. Diese Liste entsteht selten in einem Landesportal, und deshalb entsteht sie oft in einem privaten Messenger.

Wie beides nebeneinander funktioniert

Ein Schulportal und eine Schul-App schließen sich nicht aus, wenn die Aufgaben klar getrennt sind. Bewährt hat sich, die Zuständigkeit nach Zielgruppe und Zweck festzulegen:

Wichtig ist der vierte Punkt: Für jede Art von Nachricht sollte es genau einen Weg geben. Wenn ein Elternbrief mal im Portal, mal in der App und mal per E-Mail kommt, lesen Eltern keinen davon zuverlässig. Halten Sie die Aufteilung schriftlich fest und erklären Sie sie zu Schuljahresbeginn.

Vor der Einführung eines zusätzlichen Werkzeugs sollte außerdem geklärt sein, ob das Land Vorgaben macht. Manche Länder erwarten, dass Schulen vorrangig die Landesdienste nutzen, oder knüpfen zusätzliche Dienste an Bedingungen. Die oder der Datenschutzbeauftragte der Schule kennt diese Vorgaben in der Regel.

Fragen für die Entscheidung

Bevor Sie sich für, gegen oder für beides entscheiden, lohnt sich ein Abgleich in der Schulleitung:

1. Welche Funktionen hat das Landesportal heute, und welche sind angekündigt?
2. Haben Eltern ein eigenes Konto, und nutzen sie es?
3. Wie holen wir heute Einwilligungen ein, und wo liegt der Nachweis?
4. Wie viele Familien erreichen wir sprachlich nicht?
5. Über welchen Weg schreiben Lehrkräfte Eltern, und ist er dienstlich abgesichert?
6. Wer pflegt Klassen und Konten in einem zweiten System, und wie viel Aufwand ist das?

Wenn das Landesportal alle Fragen beantwortet, brauchen Sie kein weiteres Werkzeug. Bleiben Lücken, ist eine Ergänzung sinnvoller als ein Ausweichen auf private Messenger.

Wo Schlaue Schule ansetzt

Schlaue Schule ersetzt kein Schulportal und keine Lernplattform. Es deckt die Elternseite ab: Einwilligungen mit digitaler Zustimmung und Nachweis, Elternbriefe mit Rücklauf, Nachrichten zwischen Lehrkraft und Eltern, eine Oberfläche in acht Sprachen und eine Elternliste, auf der nur erscheint, wer zugestimmt hat. Eltern brauchen keine App und sehen ihre Kinder an der Schule in einer Übersicht. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland; mit der Schule schließen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.