Schul-Messenger und DSGVO: worauf die Schulleitung achtet

Ein Schul-Messenger soll leisten, was die Klassengruppe auf dem privaten Telefon nicht darf: Lehrkräfte, Eltern und Schule schnell miteinander verbinden, ohne dass dabei Daten von Kindern dort landen, wo die Schule sie nicht kontrolliert. Ob ein Produkt das kann, steht selten auf der Startseite des Anbieters. Die folgenden Punkte helfen der Schulleitung, die richtigen Fragen zu stellen – bevor der Messenger im Kollegium eingeführt ist und sich nur noch schwer zurücknehmen lässt.

Warum ein Schul-Messenger etwas anderes ist als ein Chat

Wer als Lehrkraft Eltern über Unterricht, Ausflüge oder Fehlzeiten schreibt, handelt für die Schule. Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist dann die Schule, nicht die einzelne Lehrkraft und nicht der Anbieter der App. Daraus folgt alles Weitere: Die Schule muss eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung haben, den Messenger in ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen und mit dem Anbieter einen Vertrag schließen, der ihn an ihre Weisungen bindet.

Ein Verbraucher-Messenger ist für diesen Zweck nicht gebaut. Er gehört dem Anbieter, nicht der Schule; wer in einer Gruppe ist, bestimmt, wer die Nummer kennt, nicht die Klassenzuordnung. Warum das bei WhatsApp regelmäßig zum Ausschluss führt, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben. Für die Auswahl eines Schul-Messengers genügt hier die Umkehrung: Was dort fehlt, muss ein Schul-Messenger mitbringen.

1. Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Verarbeitet der Anbieter Nachrichten, Kontaktdaten und Klassenzuordnungen im Auftrag der Schule, ist er Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ohne einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) darf die Schule den Dienst nicht einsetzen. Achten Sie darauf, dass der AVV

• die Unterauftragsverarbeiter namentlich nennt – Hosting, E-Mail-Versand, Push-Dienste, Support,
• eine Nutzung der Daten für eigene Zwecke des Anbieters ausschließt, etwa Werbung, Profilbildung oder das Training von Modellen,
• die technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage enthält,
• regelt, wie die Daten am Vertragsende zurückgegeben und gelöscht werden.

Wer den Vertrag unterschreibt – Schule, Schulträger oder Schulamt –, ist je nach Land unterschiedlich geregelt. Das sollte vor der Bestellung geklärt sein.

2. Serverstandort und Zugriff

Die Frage „Wo stehen die Server?“ hat zwei Teile. Erstens: Wo liegen die Daten, und zwar auch Backups, Anhänge und Protokolle? Zweitens: Wer kann darauf zugreifen? Ein Rechenzentrum in Frankfurt hilft wenig, wenn der Betreiber oder ein Unterauftragsverarbeiter einem Recht unterliegt, das Behörden außerhalb der EU Zugriff erlaubt. Übermittlungen in Drittländer richten sich nach den Art. 44 ff. DSGVO.

Ein oft übersehener Punkt sind Benachrichtigungen. Push-Nachrichten auf Mobiltelefone laufen technisch über die Dienste der Betriebssystemhersteller. Fragen Sie, welche Inhalte dabei übertragen werden: Ein Hinweis „Neue Nachricht“ ist etwas anderes als der vollständige Text samt Name des Kindes.

3. Rollen statt Gruppen

In einem Verbraucher-Messenger entscheidet die Gruppe, wer was sieht. In einem Schul-Messenger sollte die Schule es entscheiden. Eine Klassenleitung braucht die Eltern ihrer Klasse, nicht die der ganzen Schule. Das Sekretariat braucht einen Überblick, aber nicht unbedingt jeden Einzelchat. Eine Elternvertretung braucht die Kontaktdaten derer, die ihr zugestimmt haben – nicht alle.

Prüfen Sie deshalb:

• Gibt es eigene Rollen für Schulleitung, Sekretariat, Lehrkräfte, Eltern, Elternvertretung und Schülerinnen und Schüler?
• Ergibt sich, wer eine Klasse erreicht, aus der Klassenzuordnung und nicht aus einem Kontaktabgleich?
• Werden datenschutzrelevante Vorgänge protokolliert, etwa wer eine Liste exportiert oder Rechte geändert hat?

4. Keine privaten Handynummern

Ein Schul-Messenger, der zur Anmeldung die Telefonnummer verlangt und sie anderen Teilnehmenden anzeigt, löst das Problem der Klassengruppe nicht. Die private Nummer der Lehrkraft wird dann trotzdem bekannt, nur in einer anderen App. Gute Lösungen trennen Person und Kontaktweg: Lehrkräfte schreiben unter ihrer Rolle, Eltern sehen die Klassenleitung, nicht deren Handy. Ebenso wichtig ist, dass die App nicht auf das Adressbuch zugreift. Wer im Kanal ist, bestimmt die Schule.

Dazu gehört auch die Frage, wann geschrieben wird. Ein dienstlicher Kanal erlaubt es, Erreichbarkeit zu regeln, etwa durch Sprechzeiten oder Benachrichtigungen, die sich abschalten lassen. Das ist keine Datenschutzfrage im engen Sinn, entscheidet aber darüber, ob das Kollegium den Messenger annimmt.

5. Löschfristen

Nachrichten sammeln sich an. Nach einigen Schuljahren liegt in einem Messenger ein Archiv über Krankmeldungen, Konflikte und Gespräche, das niemand mehr braucht. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie der Zweck es erfordert. Fragen Sie den Anbieter:

• Was passiert mit dem Konto, wenn ein Kind die Schule verlässt?
• Laufen Klassenzuordnungen zum Schuljahresende aus?
• Lassen sich Fristen für Nachrichten festlegen, und wer legt sie fest?
• Wie wird nachgewiesen, dass gelöscht wurde?

Wie lange bestimmte Unterlagen aufzubewahren sind, regeln die Länder in ihren schulrechtlichen Vorschriften unterschiedlich. Der Messenger sollte die Fristen der Schule umsetzen können, statt eigene vorzugeben.

6. Erreichbarkeit aller Eltern

Ein Kanal, den nur ein Teil der Elternschaft nutzt, schafft zwei Klassen von Informierten. Prüfen Sie, ob Eltern eine App installieren müssen oder ob der Dienst auch im Browser läuft, wie Eltern ohne Smartphone erreicht werden und ob Nachrichten in den Sprachen ankommen, die in den Familien gesprochen werden. Wer seine Elternschaft kennt, weiß, wo die Lücken liegen.

7. Datenschutzbeauftragte und Landesrecht

Öffentliche Schulen haben eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten (Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO), häufig beim Schulamt oder Schulträger angesiedelt. Beziehen Sie diese Person früh ein. Ob für einen Schul-Messenger eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig ist, hängt davon ab, welche Daten darüber laufen sollen und wie viele Personen betroffen sind.

Schulrecht ist Ländersache. Manche Länder stellen eigene Messenger oder Plattformen bereit, andere führen Hinweise oder Listen zu geeigneten Diensten, wieder andere überlassen die Auswahl den Schulen unter Auflagen. Maßgeblich sind die Vorgaben des eigenen Kultusministeriums und die Veröffentlichungen der Landesdatenschutzbehörde.

Auswahlkriterien auf einen Blick

Bevor Sie sich festlegen, sollten Sie Folgendes schriftlich haben:

1. einen AVV mit Liste der Unterauftragsverarbeiter,
2. eine Aussage zum Serverstandort einschließlich Backups, E-Mail-Versand und Push-Benachrichtigungen,
3. eine Beschreibung des Rollenmodells,
4. die Zusage, dass keine private Telefonnummer sichtbar wird und kein Adressbuch ausgelesen wird,
5. ein Löschkonzept mit Fristen,
6. eine Antwort darauf, wie Eltern ohne App und ohne Deutschkenntnisse erreicht werden.

Fehlt einer dieser Punkte, fragen Sie nach. Ein seriöser Anbieter kann jede dieser Fragen beantworten.

Schlaue Schule als Schul-Messenger

Schlaue Schule verbindet Lehrkräfte und Eltern über die Schule, ohne private Handynummer. Wer eine Klasse erreicht, ergibt sich aus Rollen und Klassenzuordnung; die Zuordnung gilt für ein Schuljahr. Eltern brauchen keine App, der Dienst läuft im Browser, und die Oberfläche gibt es in acht Sprachen. Nachrichten laufen als Einzelgespräch zwischen Lehrkraft und Eltern (ab dem Standard-Tarif); eine Rundnachricht an die ganze Klasse gibt es nicht, Mitteilungen an alle gehen als Schreiben mit Rückmeldung. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, E-Mails gehen über einen eigenen Mailserver, ebenfalls in Deutschland. Mit der Schule schließen wir einen AVV nach Art. 28 DSGVO einschließlich Löschkonzept. Die Kriterien oben gelten auch für uns: Lassen Sie sich die Unterlagen zeigen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.