Einwilligungen an der Schule DSGVO-konform einholen

Eine Schule braucht Einwilligungen ständig: für das Klassenfoto, für den Ausflug, für die Veröffentlichung eines Bildes auf der Schulwebsite, für die Weitergabe von Kontaktdaten an die Elternvertretung. Rechtlich ist jede davon eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — und damit an Bedingungen geknüpft, die der Zettel in der Postmappe nur selten erfüllt.

Was eine Einwilligung tragfähig macht

Art. 7 DSGVO nennt vier Anforderungen, die in der Praxis regelmäßig auseinanderfallen:

1. Nachweisbar. Die Schule muss belegen können, dass die Einwilligung erteilt wurde — nicht, dass sie erteilt worden sein dürfte. Ein Ordner mit Zetteln ist ein Nachweis, solange kein Zettel fehlt.
2. Freiwillig. Wer nicht einwilligt, darf keinen Nachteil haben. Ein Formular, das Foto- und Ausflugserlaubnis in einer Unterschrift bündelt, ist deshalb angreifbar.
3. Für den bestimmten Fall. Eine Einwilligung „für die Öffentlichkeits- arbeit" ist zu unbestimmt. Der Zweck muss benannt sein.
4. Widerrufbar, so einfach wie die Erteilung. Wer auf Papier unterschrieben hat, muss auch auf Papier widerrufen können — und die Schule muss den Widerruf finden, wenn er kommt.

Der vierte Punkt ist der, an dem Papier scheitert. Ein Widerruf im Mai muss im November noch auffindbar sein, auch wenn die Klassenleitung gewechselt hat.

Warum die Postmappe der schwache Punkt ist

Der Zettel geht mit dem Kind nach Hause und kommt mit dem Kind zurück, oder eben nicht. Was zurückkommt, liegt in einer Mappe im Klassenraum. Drei Dinge gehen dabei regelmäßig schief: Rückläufe fehlen und niemand weiß, welche; die unterschreibende Person ist nicht zweifelsfrei die sorgeberechtigte; und ein Widerruf erreicht zwar die Klassenleitung, aber nicht die Kollegin, die das Foto hochlädt.

Keines dieser Probleme ist ein Datenschutzproblem im engeren Sinne. Alle drei werden erst eines, wenn jemand nachfragt.

Was eine digitale Einwilligung anders macht

Digital heißt nicht, dass ein PDF per E-Mail verschickt wird — das verlagert das Problem nur in den Posteingang. Tragfähig wird es, wenn drei Dinge zusammenkommen:

• Ein Vorgang pro Zweck. Fotoerlaubnis und Ausflug sind zwei Einwilligungen, nicht zwei Häkchen unter einer Unterschrift.
• Eine Unterschrift, die einer Person zugeordnet ist. Nicht die Unterschrift beweist die Person, sondern das angemeldete Konto, aus dem sie stammt.
• Ein Protokoll, das den Widerruf genauso festhält wie die Erteilung. Wer wann was erlaubt und wann widerrufen hat, steht an einer Stelle und nicht in zwei Ordnern.

Damit beantwortet sich auch die Frage nach dem Nachweis: Er ist nicht der Ordner, sondern das Protokoll.

Was Sie am Montag tun können

Nehmen Sie ein einziges Formular — am besten die Fotoerlaubnis — und prüfen Sie es gegen die vier Anforderungen oben. In den meisten Fällen fällt sofort auf, dass mehrere Zwecke in einer Unterschrift stecken. Das zu trennen, kostet nichts und behebt den häufigsten Mangel.

Schlaue Schule bildet genau diesen Ablauf ab: ein Vorgang je Zweck, Unterschrift aus dem angemeldeten Elternkonto, Widerruf mit einem Klick, und ein Protokoll, das beides festhält. Die Oberfläche gibt es in acht Sprachen, damit die Einwilligung auch die Eltern erreicht, deren Deutsch für einen Amtsbrief nicht reicht.