Kostenlose Vorlage
Elternliste Vorlage: kostenlos, mit Einwilligung nach DSGVO
Stand: 6. November 2026
Kurz gesagt
Die Vorlage enthält eine Elternliste für bis zu 30 Kinder (Name des Kindes, Elternteil, Telefon, E-Mail, Datum der Einwilligung) und eine Einwilligungserklärung, mit der jede Familie selbst ankreuzt, welche Angaben auf die Liste dürfen. Sie ist kostenlos als Word, PDF und CSV für Excel abrufbar, ohne Anmeldung.
Vorlage kostenlos herunterladen
Ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Zum Ausdrucken oder zum Bearbeiten am Computer.
So sieht die Vorlage aus
Elternliste der Klasse
Nur für die Eltern dieser Klasse. Eingetragen ist nur, wer mit der Einwilligung am Ende dieser Vorlage zugestimmt hat, und nur mit den Angaben, die dort angekreuzt sind. Bitte nicht weitergeben, nicht in Messenger-Gruppen und nicht in offene Cloud-Ordner stellen. Zum Ende des Schuljahres löschen bzw. vernichten.
| Nr. | Name des Kindes | Name Elternteil | Telefon | Einwilligung vom | |
|---|---|---|---|---|---|
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Einwilligung zur Aufnahme in die Elternliste
Ich bin damit einverstanden, dass die unten angekreuzten Angaben in die Elternliste der oben genannten Klasse aufgenommen und an die Eltern dieser Klasse weitergegeben werden. Zweck ist allein der Kontakt der Eltern untereinander (zum Beispiel Fahrgemeinschaften, Klassenfeste, Absprachen der Elternvertretung).
- Name meines Kindes und mein Name
- Telefonnummer: ______________________________
- E-Mail-Adresse: ______________________________
Rechtsgrundlage ist diese Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie ist freiwillig: Wer nicht zustimmt, hat keinen Nachteil, Informationen der Schule kommen weiter auf dem üblichen Weg. Sie können die Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber der oben genannten Person widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); Ihre Angaben werden dann aus der Liste genommen. Bereits verteilte Ausdrucke lassen sich nicht zurückholen. Die Liste wird zum Ende des Schuljahres gelöscht; für das nächste Schuljahr wird neu gefragt.
So legen Sie die Elternliste datenschutzgerecht an
Einwilligung verteilen
Die Einwilligungserklärung (letzte Seite der Vorlage) an alle Familien geben, mit Klasse, Schuljahr und der Person, die die Liste führt.
Nur Zustimmungen eintragen
In die Liste kommt nur, wer unterschrieben hat, und nur mit den angekreuzten Angaben. Das Datum der Einwilligung gehört in die letzte Spalte.
Nur an die Klasse geben
Die Liste geht an die Eltern dieser Klasse, nicht in Messenger-Gruppen und nicht in offene Cloud-Ordner.
Widerrufe umsetzen
Wer widerruft, wird aus der Liste gestrichen; die geänderte Fassung wird neu verteilt.
Zum Schuljahresende löschen
Datei und Ausdrucke vernichten. Für das neue Schuljahr wird die Einwilligung neu eingeholt.
Wofür diese Vorlage gedacht ist
Eine Elternliste ist die Kontaktliste einer Klasse: Wer ist die Mutter von Lena, unter welcher Nummer erreicht man den Vater von Emre für die Fahrgemeinschaft? Meist führt sie die Elternvertretung, manchmal die Klassenleitung. Die Vorlage ist für beide gedacht und hat zwei Teile:
- Die Liste mit sechs Spalten und 30 Zeilen, im Querformat.
- Die Einwilligungserklärung für jede Familie, mit Zweck, Ankreuzfeldern je Angabe, Hinweis auf Freiwilligkeit, Widerruf und Löschung.
Was die Vorlage von anderen unterscheidet
Viele Vorlagen im Netz sind reine Tabellen. Rechtlich steht und fällt eine Elternliste aber mit der Einwilligung. Deshalb hat diese Vorlage:
- eine Spalte für das Datum der Einwilligung, damit sichtbar ist, dass für jeden Eintrag eine Zustimmung vorliegt;
- einen Hinweis auf dem Blatt selbst, dass die Liste nur für die Klasse bestimmt ist und zum Schuljahresende vernichtet wird;
- eine Einwilligung je Angabe statt eines Kreuzes für alles.
Wer ist verantwortlich?
Führt die Schule die Liste und gibt sie heraus, ist die Schule verantwortlich. Sammelt die Elternvertretung die Daten selbst, ist sie es. Das Kultusministerium Baden-Württemberg weist darauf hin, dass Elternvertretungen selbst datenschutzrechtlich verantwortliche Stellen sind. Tragen Sie deshalb oben auf der Einwilligung ein, wer die Liste führt und an wen ein Widerruf geht.
Mehr zur Rechtslage, auch zu den Unterschieden zwischen den Ländern, steht im Beitrag Elternliste und Datenschutz.
Häufige Fragen
Darf eine Elternliste ohne Einwilligung verteilt werden?
In der Regel nicht. Die Schule erhebt die Kontaktdaten für den Kontakt zwischen Schule und Elternhaus. Eine Liste, die an alle Eltern der Klasse geht, ist ein neuer Zweck und braucht eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das Hessische Kultusministerium sagt das ausdrücklich für Kontaktlisten, die Eltern zur Verfügung gestellt werden.
Welche Spalten braucht eine Elternliste?
So wenige wie möglich: Name des Kindes, Name eines Elternteils, Telefon und E-Mail-Adresse, dazu das Datum der Einwilligung. Anschrift und Geburtsdatum braucht eine Liste für den Kontakt der Eltern untereinander fast nie.
Warum ist die Einwilligung je Angabe aufgeteilt?
Manche Eltern teilen ihre E-Mail-Adresse, aber nicht ihre Mobilnummer. Eine Abfrage je Angabe ist datensparsam (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und macht es leichter, überhaupt zuzustimmen.
Wie lange darf die Elternliste aufbewahrt werden?
Solange der Zweck besteht, also meist bis zum Ende des Schuljahres. Danach wird sie gelöscht, auch die Kopie im Postfach und der Ausdruck zu Hause.
Kann ich die Vorlage in Excel bearbeiten?
Ja. Die CSV-Datei öffnet sich in Excel, LibreOffice oder Numbers mit den richtigen Spalten. Word- und PDF-Datei enthalten zusätzlich die Einwilligungserklärung.
Gibt es die Elternliste auch digital?
In Schlaue Schule entscheidet jedes Elternteil im eigenen Konto, ob es auf der Elternliste der Klasse erscheint. Die Elternvertretung sieht nur die Eltern, die zugestimmt haben; zum neuen Schuljahr wird neu gefragt.