Elternbrief digital unterschreiben: was rechtlich gilt

Wer einen Elternbrief digital unterschreiben lassen will, fragt zuerst, welche Form das Recht verlangt – und meist ist es weniger, als man denkt. Der Elternbrief mit Abschnitt zum Abtrennen ist an deutschen Schulen immer noch der Normalfall. Oben steht, worum es geht, unten ist eine gestrichelte Linie, darunter „Ich habe zur Kenntnis genommen“ und ein Feld für die Unterschrift. Was danach passiert, kennt jede Klassenleitung: Ein Teil kommt am nächsten Tag zurück, ein Teil nach der zweiten Erinnerung, und ein Rest kommt nie.

Die naheliegende Frage lautet deshalb: Darf man den Elternbrief digital unterschreiben lassen? In den meisten Fällen ja. Entscheidend ist, was die Unterschrift im jeweiligen Fall leisten soll.

Warum der Rücklaufzettel scheitert

Die niedrige Rücklaufquote beim Elternbrief hat selten mit Desinteresse zu tun. Sie hat mit dem Weg zu tun, den der Zettel nimmt.

• Der Transport hängt am Kind. Der Brief liegt in der Postmappe, die Postmappe im Ranzen, der Ranzen im Flur. Ob das Schreiben die Eltern erreicht, weiß die Schule erst, wenn der Abschnitt zurückkommt.
• Niemand sieht, wer fehlt. Die Klassenleitung zählt am Freitag die Abschnitte und vergleicht sie mit der Klassenliste. Bei mehreren Briefen gleichzeitig ist das eine eigene Aufgabe.
• Der Nachweis ist ein Stapel Papier. Ein unterschriebener Abschnitt belegt die Zustimmung nur, solange er auffindbar ist. Nach einem Wechsel der Klassenleitung oder einem Umzug des Klassenraums ist er das oft nicht mehr.
• Die Sprache steht im Weg. Wer den Brief nicht versteht, unterschreibt ihn nicht, oder unterschreibt ihn, ohne zu wissen, wozu.

Eine digitale Lösung behebt nicht jedes dieser Probleme automatisch. Sie macht aber sichtbar, wer noch nicht geantwortet hat, und das ist die Voraussetzung dafür, gezielt nachzufassen.

Welche Form verlangt das Recht?

Hier lohnt es sich, genau zu unterscheiden, denn „Unterschrift“ meint juristisch mehrere Dinge.

Schriftform nach § 126 BGB verlangt eine eigenhändige Namensunterschrift auf Papier. Ersetzt werden kann sie nach § 126a BGB nur durch die elektronische Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Eine mit dem Finger gezeichnete Unterschrift auf dem Smartphone ist keine qualifizierte Signatur, sondern eine einfache elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung.

Textform nach § 126b BGB verlangt nur eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die erklärende Person erkennen lässt. Eine E-Mail genügt dem bereits.

Für die meisten Elternbriefe gilt aber weder das eine noch das andere, weil gar keine Form vorgeschrieben ist. Das betrifft vor allem:

• Kenntnisnahmen, etwa von Terminen, Elternabenden oder Hinweisen der Schulleitung. Hier geht es nur darum, belegen zu können, dass die Information angekommen ist.
• Einwilligungen nach der DSGVO, etwa für Fotos, Veröffentlichungen oder die Weitergabe von Kontaktdaten. Art. 7 DSGVO schreibt keine Schriftform vor. Verlangt wird, dass die Einwilligung freiwillig, für den bestimmten Fall, informiert und unmissverständlich erteilt wird (Art. 4 Nr. 11 DSGVO) und dass die Schule sie nachweisen kann (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Bei Bildern kommt das Recht am eigenen Bild nach § 22 KUG hinzu, das ebenfalls keine Schriftform kennt.
• Zustimmungen zu Ausflügen und Veranstaltungen, soweit das jeweilige Landesrecht oder die Schule keine bestimmte Form festlegt.

In diesen Fällen trägt eine digitale Unterschrift, wenn klar ist, wer sie abgegeben hat und wozu. Die gezeichnete Linie auf dem Bildschirm leistet dafür wenig. Was den Nachweis trägt, ist das angemeldete Elternkonto, aus dem die Erklärung stammt, und ein Protokoll mit Zeitpunkt und Inhalt.

Wo es weiter Papier braucht

Es gibt Erklärungen, bei denen ein Gesetz oder eine Verordnung ausdrücklich die Schriftform verlangt. Dann genügt weder die gezeichnete Unterschrift noch ein Klick. Welche Erklärungen das an Schulen betrifft, regelt überwiegend das Landesrecht, und es unterscheidet sich von Land zu Land. Häufig betrifft es Anträge und Erklärungen in Verwaltungsverfahren gegenüber Schule oder Schulbehörde. Dort kann die Schriftform nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des jeweiligen Landes elektronisch nur auf bestimmten Wegen ersetzt werden, etwa mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Im Zweifel gilt: Bei Verträgen mit Zahlungspflichten, bei Anträgen an die Schulbehörde und überall dort, wo eine Vorschrift ausdrücklich „schriftlich“ sagt, prüft die Schule die Form vor der Umstellung, am besten mit der Schulaufsicht oder der oder dem Datenschutzbeauftragten.

Wer unterschreiben muss

Eine zweite Frage, die Papier und digitale Lösung gleichermaßen betrifft: Wessen Unterschrift braucht es? Bei gemeinsamem Sorgerecht entscheidet in Angelegenheiten des täglichen Lebens nach § 1687 BGB der Elternteil, bei dem das Kind lebt, allein. Viele Elternbriefe, etwa zu Wandertagen oder Klassenfotos, fallen in diese Kategorie. Bei Entscheidungen von erheblicher Bedeutung können beide Elternteile gefragt sein.

Bei älteren Schülerinnen und Schülern kommt es für die datenschutzrechtliche Einwilligung auf die Einsichtsfähigkeit an. Eine feste Altersgrenze nennt die DSGVO dafür nicht; Art. 8 DSGVO mit der Grenze von 16 Jahren betrifft nur Angebote von Diensten der Informationsgesellschaft, die sich direkt an Kinder richten. In der Praxis holen viele Schulen ab etwa 14 Jahren zusätzlich die Zustimmung der Jugendlichen ein. Die Datenschutzbehörden der Länder geben dazu eigene Hinweise, die sich im Detail unterscheiden.

Wie ein digitaler Ablauf aussieht

Ein tragfähiger Ablauf für den digitalen Elternbrief hat wenige Schritte:

1. Ein Schreiben, ein Zweck. Ausflug und Fotoerlaubnis sind zwei Vorgänge, nicht zwei Häkchen unter einer Unterschrift. Das verlangt die Freiwilligkeit nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO ohnehin.
2. Eine Frist im ersten Satz. Bis wann ist zu antworten?
3. Zustellung an das Elternkonto, nicht an das Kind. Die Nachricht kommt auf dem Telefon an; die Oberfläche erscheint in der Sprache, die das Elternteil eingestellt hat.
4. Unterschrift aus dem angemeldeten Konto. Damit ist zugeordnet, wer zugestimmt hat.
5. Eine Übersicht für die Klassenleitung, die zeigt, wer zugestimmt, wer abgelehnt und wer noch nicht reagiert hat.
6. Automatische Erinnerungen an die Familien, die noch offen sind. Wer schon geantwortet hat, bekommt keine.
7. Widerruf ohne Umweg. Was mit einem Tipp erteilt wurde, muss sich nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO ebenso einfach widerrufen lassen.

Der größte Gewinn liegt meist in Schritt 5 und 6. Die Klassenleitung muss nicht mehr zählen und nicht mehr allen schreiben, sondern nur noch nachsehen.

Was Sie als Nächstes tun können

Gehen Sie die Elternbriefe des letzten Halbjahres durch und sortieren Sie sie in drei Gruppen: reine Kenntnisnahmen, Einwilligungen und Erklärungen, bei denen eine Vorschrift Schriftform verlangt. Die ersten beiden Gruppen lassen sich in aller Regel digital abbilden. Die dritte bleibt vorerst auf Papier, und das ist in Ordnung.

Schlaue Schule ist für die ersten beiden Gruppen gebaut. Eltern unterschreiben Einwilligungen am Telefon aus ihrem angemeldeten Konto, die Unterschrift wird verschlüsselt auf Servern in Deutschland abgelegt, und die Schule sieht, wer noch fehlt. An ausstehende Einwilligungen erinnert Schlaue Schule automatisch per E-Mail, auch kurz vor Ablauf der Frist. Die Oberfläche gibt es in acht Sprachen.