Klassenfahrt planen: Checkliste von der Genehmigung bis zur Notfallnummer

Eine Klassenfahrt ist für viele Schülerinnen und Schüler der Höhepunkt des Schuljahres und für die Lehrkraft ein kleines Projekt mit vielen Beteiligten: Schulleitung, Eltern, Unterkunft, Busunternehmen, manchmal Förderverein und Jobcenter. Ob man von Klassenfahrt, Klassenreise oder Schulfahrt spricht, hängt von Region und Schulform ab; gemeint ist dasselbe. Dieser Beitrag ordnet die Planung als Checkliste, von der ersten Idee bis zum Tag nach der Rückkehr.

Was vorab gilt

Mehrtägige Fahrten sind Schulveranstaltungen. Was erlaubt ist, wer genehmigt, wie lange eine Fahrt dauern darf und ob Ziele im Ausland möglich sind, regelt jedes Bundesland in eigenen Vorschriften, oft „Richtlinien für Schulfahrten“ oder ähnlich genannt. Viele Schulen haben zusätzlich ein Fahrtenkonzept, das die Schulkonferenz beschlossen hat, mit festen Jahrgangsstufen und Kostengrenzen. Lesen Sie beides, bevor Sie Angebote einholen. Es spart den Moment, in dem eine schon reservierte Unterkunft nicht genehmigt wird.

Die Checkliste in drei Phasen

Sechs bis zwölf Monate vorher

• Genehmigung klären. Wer genehmigt die Fahrt, bis wann muss der Antrag vorliegen, welche Unterlagen braucht die Schulleitung?
• Begleitpersonen finden. Mindestens eine zweite Person, bei gemischten Gruppen idealerweise je eine Frau und ein Mann. Manche Länder schreiben das vor, andere empfehlen es.
• Ziel und Unterkunft wählen. Jugendherbergen, Schullandheime und Gruppenhäuser haben oft lange Vorlaufzeiten.
• Kostenrahmen schätzen. Unterkunft, Verpflegung, Fahrt, Programm, Rücklage für Unvorhergesehenes.
• Elternabend ansetzen. Ziel, Programm, Kosten und Regeln vorstellen, bevor verbindliche Zusagen gefordert werden.

Zwei bis vier Monate vorher

• Verbindliche Anmeldung und Anzahlung einsammeln. Wer storniert, trägt in der Regel die anfallenden Kosten; das sollte schriftlich in der Anmeldung stehen. Eine Reiserücktrittsversicherung kann sinnvoll sein, ist aber Sache der Eltern oder der Schule, nicht Pflicht.
• Verträge prüfen. Wer unterschreibt den Vertrag mit Unterkunft und Busunternehmen? Lehrkräfte sollten nicht privat haften. Wie das abgesichert wird, regelt das Land; klären Sie es mit der Schulleitung.
• Einverständniserklärungen verschicken (dazu unten mehr).
• Gesundheitsangaben und Notfallkontakte erfragen.

In den letzten zwei Wochen

• Rückläufe vollständig? Ohne Einverständnis und Notfallnummer fährt niemand mit, der eine braucht.
• Packliste an die Eltern, Hinweise zu Taschengeld, Ausweis bei Auslandsfahrten und Medikamenten.
• Notfallmappe zusammenstellen: Teilnehmerliste, Notfallnummern, Versichertenkarten oder deren Daten, Adresse der Unterkunft, Nummer der Schulleitung.
• Regeln mit der Klasse besprechen: Nachtruhe, Ausgang, Handy, Alkohol und Rauchen, was bei Verstößen passiert.

Kosten und Zuschüsse

Kosten sind der häufigste Grund, warum Kinder nicht mitfahren, und gleichzeitig der, den Familien am ungernsten ansprechen. Gehen Sie deshalb offen damit um: Sagen Sie schon beim Elternabend, dass es Unterstützung gibt und an wen man sich vertraulich wenden kann.

Die wichtigste Quelle ist das Bildungs- und Teilhabepaket. Für Kinder aus Familien, die etwa Bürgergeld, Sozialhilfe, Kinderzuschlag oder Wohngeld beziehen, werden die tatsächlichen Kosten mehrtägiger Klassenfahrten übernommen. Der Antrag läuft je nach Leistung über Jobcenter, Sozialamt oder die zuständige kommunale Stelle; die Schule bestätigt in der Regel die Fahrt und die Kosten. Planen Sie dafür Zeit ein.

Daneben helfen häufig Fördervereine, manchmal Schulträger oder Stiftungen. Wichtig ist der Datenschutz: Welche Familie Unterstützung erhält, geht nur die Personen etwas an, die den Zuschuss abwickeln, nicht die Klasse und nicht die Elternvertretung.

Einverständnis der Eltern

Ist die Fahrt eine verpflichtende Schulveranstaltung, hängt die Teilnahme nicht von einer Einwilligung ab. Trotzdem brauchen Sie die Unterschrift der Eltern für mehrere Dinge, die Sie getrennt abfragen sollten:

• die verbindliche Anmeldung mit Kostenübernahme
• Ausgang ohne Aufsicht in Kleingruppen, je nach Alter
• Aktivitäten mit besonderem Risiko, etwa Baden, Klettern oder Radtouren
• die vorzeitige Heimreise auf Kosten der Eltern bei schweren Regelverstößen, wenn Ihre Schule das vorsieht
• Fotos, sofern sie veröffentlicht oder geteilt werden sollen

Bei Auslandsfahrten kann die Entscheidung je nach Umständen eine Angelegenheit von erheblicher Bedeutung sein, die bei gemeinsamem Sorgerecht beide Eltern treffen. Die Unterschrift beider Sorgeberechtigten ist dann die sichere Wahl.

Gesundheitsangaben und Notfallnummern

Für mehrere Tage brauchen Sie mehr als beim Wandertag: Allergien und Unverträglichkeiten für die Küche, regelmäßige Medikamente, Hinweise wie Schwimmfähigkeit oder Bettnässen, eine Notfallnummer, unter der Tag und Nacht jemand erreichbar ist. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Sie werden freiwillig und mit ausdrücklicher Einwilligung angegeben und verdienen Vorsicht:

• Nur abfragen, was für die Fahrt gebraucht wird. Keine Diagnosen, wenn der Hinweis „braucht morgens Medikament X“ genügt.
• Nur die zuständigen Personen informieren. Die Küche erfährt die Unverträglichkeit, nicht den Namen der Krankheit.
• Medikamentengabe klären. Ob und wie Lehrkräfte Medikamente geben dürfen, regeln Länder und Schulen unterschiedlich; eine schriftliche Anweisung der Eltern ist üblich.
• Nach der Fahrt vernichten. Notfallmappe und Gesundheitsbögen werden nach der Rückkehr gelöscht oder geschreddert, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Notfallnummern gehören nicht als Foto in einen privaten Gruppenchat, sondern in die Notfallmappe, die eine Begleitperson am Körper trägt.

Fotos auf der Klassenfahrt

Auf jeder Klassenfahrt wird fotografiert. Für Fotos, die die Lehrkraft macht und die Schule veröffentlichen will, gilt die Fotoerlaubnis der Eltern, getrennt nach Zweck wie Website oder Jahrbuch. Für den Austausch innerhalb der Klasse hilft eine klare Absprache: Wo werden Bilder geteilt, wer sieht sie, wann werden sie gelöscht? Fotos, die Schülerinnen und Schüler untereinander machen, liegen außerhalb der Verantwortung der Schule, sind aber ein gutes Thema für die Regelbesprechung vor der Abfahrt.

Klassenfahrten mit Schlaue Schule

Mit Schlaue Schule verschicken Sie die Einverständniserklärungen zur Klassenfahrt an die Eltern der Klasse, die am Telefon zustimmen; die Oberfläche erscheint in ihrer Sprache. Sie sehen den Rücklauf in einer Übersicht, und Eltern mit Konto erinnert Schlaue Schule per E-Mail an ausstehende Antworten. Jeder Sorgeberechtigte mit eigenem Konto antwortet für sich. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Schulfahrtenvorschriften Ihres Landes und das Fahrtenkonzept Ihrer Schule.