Ratgeber
Digitales Schulsekretariat: was es ist und wie der Einstieg gelingt
Updated: November 6, 2026
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In short
Ein digitales Schulsekretariat erledigt wiederkehrende Verwaltungsaufgaben mit Software statt mit Papier: Schülerdaten pflegen, Eltern erreichen, Einwilligungen und Rückmeldungen einholen, Listen führen. Ziel ist weniger Zettelarbeit bei gleichem Datenschutz. Es ersetzt nicht das Schulverwaltungsprogramm des Landes, sondern ergänzt es dort, wo Eltern beteiligt sind.
Checkliste: das Schulsekretariat in fünf Schritten digitalisieren
Papierflüsse aufschreiben
Zwei Wochen lang notieren, welche Zettel ins Sekretariat kommen und hinausgehen: Einwilligungen, Rückmeldezettel, Kontaktänderungen, Bescheinigungen, Entschuldigungen.
Nach Häufigkeit sortieren
Mit den Vorgängen anfangen, die jede Klasse betreffen und sich wiederholen, typischerweise Einwilligungen und Rückmeldungen zu Ausflügen und Terminen.
Werkzeug prüfen
Server in der EU, Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Rollen und Rechte, Export der eigenen Daten, Löschkonzept. Mit der oder dem Datenschutzbeauftragten der Schule abstimmen.
Daten einmal sauber übernehmen
Klassen, Schülerinnen und Schüler und Elternkontakte per Import übernehmen statt abzutippen, und dabei veraltete Einträge aussortieren.
Mit einer Klasse anfangen
Einen Vorgang mit einer Klasse ausprobieren, Rückmeldungen der Eltern sammeln, dann auf die Schule ausweiten. Für Familien ohne Internet bleibt ein Weg auf Papier.
Was im Schulsekretariat an Papier anfällt
Das Sekretariat ist die Stelle, an der Zettel ankommen, gezählt, abgeheftet und wiedergesucht werden. Ein großer Teil davon hat mit Eltern zu tun: Einwilligungen zu Beginn des Schuljahres, Rückmeldungen zu Ausflügen, geänderte Telefonnummern, Listen für die Elternvertretung. Genau dort lohnt die Digitalisierung zuerst, weil jeder Vorgang viele Familien betrifft und sich jedes Jahr wiederholt.
Aufgaben im Überblick: was digital geht
| Aufgabe | auf Papier | digital | in Schlaue Schule |
|---|---|---|---|
| Einwilligungen (Fotos, Datenweitergabe) | Formular, Abschnitt zählen | Antwort im Elternkonto oder per Link, Übersicht | ja |
| Rückmeldungen zu Ausflügen, Terminen | Rückmeldezettel | Ja/Nein- und Freitextfragen | ja |
| Erinnern an fehlende Antworten | persönlich, neuer Zettel | automatisch | ja, per E-Mail an Eltern mit Konto |
| Schüler- und Elterndaten anlegen | abtippen | Import | ja, CSV-Import |
| Elternliste für die Klasse | Liste mit Unterschriften | Eltern stimmen selbst zu | ja, je Schuljahr neu |
| Auswertung | Strichliste | Export | ja, CSV |
| Dateien ablegen | Ordner | verschlüsselte Ablage | ja |
| Krankmeldungen, Entschuldigungen | Anruf, Zettel | Formular, App | nein |
| Termine für Elternsprechtage | Zettel | Buchungswerkzeug | nein, siehe Elternsprechtag planen |
| Zeugnisse, Statistik, Schülerakte | Schulverwaltungsprogramm | Schulverwaltungsprogramm | nein |
Datenschutz im digitalen Sekretariat
Mit der Digitalisierung ändern sich die Pflichten nicht, sie werden nur sichtbarer:
- Zweck und Rechtsgrundlage. Was die Schule für ihre gesetzlichen Aufgaben braucht, darf sie verarbeiten. Was darüber hinausgeht, braucht eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO.
- Auftragsverarbeitung. Jede Software, die Daten der Schule auf fremden Servern verarbeitet, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Rollen. Nicht jede Lehrkraft muss alle Klassen sehen. Rechte nach Aufgabe vergeben, und regelmäßig prüfen.
- Löschen. Einwilligungen und Listen gelten für einen Zweck und meist für ein Schuljahr. Danach werden sie gelöscht (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).
Die Landesdatenschutzbeauftragten bieten dazu eigene Hinweise und Schulungen an, in Baden-Württemberg etwa zum Datenschutz im Schulsekretariat.
Was Schlaue Schule im Sekretariat übernimmt
Schlaue Schule ist für die Vorgänge gebaut, bei denen Eltern antworten müssen. Das Sekretariat importiert Klassen, Schülerinnen und Schüler und Elternkontakte aus einer CSV-Datei, verschickt Einwilligungen und Rückmeldungen an einzelne oder alle Klassen und sieht in einer Übersicht, wer geantwortet hat. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gehört dazu.
Frequently asked questions
Was ist ein smartes Schulsekretariat?
Der Begriff meint dasselbe wie digitales Schulsekretariat: Verwaltungsaufgaben laufen über Software, Rückläufe werden ohne Zählen erfasst, und an fehlende Antworten erinnert die Software von selbst, statt dass jemand Listen von Hand abgleicht.
Ersetzt eine Plattform für Elternkommunikation das Schulverwaltungsprogramm?
Nein. Zeugnisse, Statistik und Schülerakte bleiben im Programm, das das Land oder der Schulträger vorgibt. Eine Plattform wie Schlaue Schule deckt die Vorgänge mit den Eltern ab: Einwilligungen, Rückmeldungen, Elternlisten.
Welche Datenschutzregeln gelten im Schulsekretariat?
Die Schule darf Daten verarbeiten, die sie für ihre Aufgaben nach dem Schulgesetz braucht (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO mit Landesrecht). Für alles darüber hinaus, etwa Fotos auf der Website oder Elternlisten für die Klasse, braucht es eine Einwilligung. Externe Software braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Kann das Sekretariat in Schlaue Schule an alle Klassen senden?
Ja. Die Rolle Sekretariat kann wie die Schulleitung Klassen, Schülerinnen und Schüler verwalten, per CSV importieren und Einwilligungen an jede Klasse der Schule senden. Benutzerverwaltung, Schuljahreswechsel und Audit-Log bleiben der Schulleitung vorbehalten.
Gibt es in Schlaue Schule digitale Krankmeldungen?
Nein, eine eigene Funktion für Krankmeldungen gibt es derzeit nicht.